管理课堂| 半年度总结会怎么开?

发布时间:2022-07-11 11:34:04

时值半年时间窗口,很多企业都会召开半年度会议,目的是对标目标,发现差距,找到原因,动态改善,然后蓄力下半年,更好地达成年度目标。

 

一个高效的半年度会议,需要避免以下三种会议陷阱:

 

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无效会议1:诉苦会

 

2020年上半年,百年不遇的疫情打乱了全球的经济发展节奏,加之国际关系的复杂化,经济面临下滑通道的危机已不可避免。

 

大多数的企业都困难重重,各部门负责人也是满腹委屈。但是如果我们的半年度会议只是倒倒苦水,然后无可奈何地一声长叹,只有一个作用,那就是情绪宣泄后的暂时缓冲。

 

但对于下半年如何找到新办法,解决新问题等,并无帮助,可能还会影响团队士气。

 

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无效会议2:述职会

 

各个部门的负责人轮流总结上半年都做了什么,完成了什么等,不过就是岗位述职,说成绩的多,说问题的少,报喜不报忧,至于如何解决问题的方法更少有提及。

 

这样的会议,不过就是加深了大家已经做得事情的印象,而我们的问题可能出在没有做的事情,和没有做到位的事情上,对下半年的指导意义不是很大。

 

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无效会议3:抱怨会

 

通常,抱怨的情绪会传染。

 

抱怨外部的环境之恶劣,竞争对手手段之卑劣,不确定性风险之威胁等,都于事无补。因为这是系统性风险,非我们可以改变。

 

抱怨内部资源不到位,部门不协同,员工素质差等,只是问题的发现者而已。

 

企业永远不缺乏“裁判员”,而永远都呼唤优秀的“教练”和“运动员”。

 

什么原因导致的,如何避免,如何解决,谁来行动,什么时间完成……才是关键。

 

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高效半年度会议的流程和要点

 

一个高效的半年度会议分为两大议题

   1.上半年目标差异分析及解决办法;

   2.下半年目标及行动方案、资源匹配和协同要求;

 

一、会议前

  • 半年度会议必须由总经理亲自掌控;

  • 提前至少一周召开半年度总结会的筹备会,提出会议目的、要求、参会人员发言时间等;

  • 统一发言格式及内容要点

  • 提前安排时间,做到参会人员不缺席,无请假

     

二、会议中

  • 总经理亲自主持,对发现的问题要追问根源,做到不找到根源不放手,不找到解决办法不放手;

  • 每个部门负责人都要按照要求进行发言,80%的时间分配给存在的差距和解决的建议上;

  • 重在解决问题,而非追究个人责任

  • 制定下半年的实施行动方案(OKR);

  • 会议现场完成动态调整和协调等(目标、资源、跨协同……)

 

三、会议后

  • 总经理应总结、汇总上半年度存在的问题,按照优先级排序,责任到人,跟踪到底;

  • 总经理应将下半年的重点行动方案汇总,实时跟踪,随时解决问题,争取防患于未然。

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一个半年度会议是否高效,重点不在于时间长短。能够聚焦重点,解决问题的会议开两天也是高效的会议;

 

议而不决,决而不行,行而未果的会议,即使2小时就开完了,也是一个低效、无效的会议。

 

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